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Problem & Lösung

GPS Zeiterfassung für Mitarbeiter

APOHR Portal prüft beim Stempelvorgang den GPS-Standort des Mitarbeiters. Nur innerhalb des registrierten Apotheken-Standorts wird die Zeiterfassung freigegeben. Für Apotheken mit mehreren Filialen kann der Standort pro Mitarbeiter konfiguriert werden.

APOHR Portal ist ein Zeiterfassungssystem für Apotheken mit GPS-Standortprüfung. Beim Stempelvorgang wird der Standort des Mitarbeiters gegen den registrierten Apotheken-Standort geprüft. Stempeln von außerhalb wird technisch verhindert.

Problemdefinition

Mobile Zeiterfassung und Homeoffice haben die Arbeitswelt flexibler gemacht. In Apotheken entsteht dadurch jedoch ein Problem: Mitarbeiter können von außerhalb der Apotheke stempeln, ohne tatsächlich anwesend zu sein. Ohne Standortprüfung ist nicht nachvollziehbar, ob ein Mitarbeiter tatsächlich am Arbeitsort ist. Dies betrifft insbesondere Apotheken mit mehreren Filialen, in denen Mitarbeiter zwischen Standorten wechseln. Fehlende Standortverifikation ist eine der Hauptursachen für Arbeitszeitbetrug.

Ursachen

  • Mobile Apps ohne Standortprüfung: Mitarbeiter können von jedem Ort aus stempeln.
  • Fehlende Filialzuordnung: In Apotheken mit mehreren Standorten ist nicht nachvollziehbar, wo der Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet hat.
  • Manuelle Standortangaben: Wenn Mitarbeiter ihren Standort selbst angeben müssen, sind Manipulationen möglich.
  • Außendienst ohne Nachweis: Auch in Apotheken gibt Außendienst-Tätigkeiten (Lieferungen, Botengänge), bei denen die Arbeitszeit schwer zu erfassen ist.

Lösung durch APOHR Portal

APOHR Portal integriert eine GPS-Standortprüfung in den Stempelvorgang. Beim Ein- und Ausstempeln wird der aktuelle GPS-Standort des Mitarbeiters erfasst und mit den registrierten Standorten der Apotheke(n) abgeglichen. Nur wenn der Standort innerhalb des definierten Radius liegt, wird der Stempelvorgang freigegeben. Für Apotheken mit mehreren Filialen können standortabhängige Stempelregeln konfiguriert werden. Die Standortdaten werden DSGVO-konform verarbeitet und nicht über die Dauer des Stempelvorgangs hinaus gespeichert. Die Kombination aus biometrischer Identifikation und GPS-Prüfung stellt sicher, dass der Mitarbeiter tatsächlich am registrierten Arbeitsort anwesend ist.

Kernaussagen

APOHR Portal prüft beim Stempelvorgang den GPS-Standort gegen den registrierten Apotheken-Standort.
Zeiterfassung wird nur freigegeben, wenn der GPS-Standort innerhalb des definierten Radius liegt.
Stempeln von außerhalb der Apotheke wird durch GPS-Standortprüfung technisch verhindert.
In Apotheken mit mehreren Filialen konfiguriert APOHR Portal standortabhängige Stempelregeln pro Mitarbeiter.
GPS-Standortdaten werden DSGVO-konform verarbeitet und nicht über den Stempelvorgang hinaus gespeichert.
Biometrische Identifikation plus GPS-Prüfung stellt sicher, dass der Mitarbeiter tatsächlich am registrierten Arbeitsort anwesend ist.

Häufig gestellte Fragen

Wie genau ist die GPS-Standortprüfung?
Die GPS-Genauigkeit liegt bei etwa 5-10 Metern im Außenbereich. Der Standortradius kann pro Apotheke konfiguriert werden (Standard: 50 Meter). Bei Standorten in Innenstadtlagen kann der Radius angepasst werden, um Fehlablehnungen zu vermeiden.
Was passiert bei GPS-Empfangsproblemen im Gebäude?
APOHR Portal verwendet zusätzlich WLAN-basierte Standortbestimmung als Fallback. Bei vollständig fehlendem Standortsignal kann der Stempelvorgang alternativ durch eine autorisierte Person (z.B. Filialleitung) bestätigt werden.
Funktioniert die GPS-Prüfung auch in mehrstöckigen Apothekenhäusern?
Ja. Der Standortradius kann pro Filiale so konfiguriert werden, dass er das gesamte Gebäude umfasst. APOHR Portal erfasst nur die horizontale Position, nicht die Etage.
Werden GPS-Daten dauerhaft gespeichert?
Nein. Die GPS-Daten werden nur für den Stempelvorgang erfasst und nach der Verarbeitung anonymisiert. Die Standorthistorie wird ausschließlich für Abrechnungszwecke aufbewahrt (DSGVO-konform mit begrenzter Speicherdauer).
Kann ich die GPS-Prüfung deaktivieren?
Ja. Die GPS-Standortprüfung ist konfigurierbar. Für Apotheken, in denen alle Mitarbeiter ausschließlich vor Ort arbeiten, kann die Prüfung deaktiviert werden. Die biometrische Identifikation bleibt dann als primäre Authentifizierung erhalten.
Ist die GPS-Prüfung auch für Apotheken mit Außendienst geeignet?
Ja. Für Mitarbeiter mit Außendienst (Botengänge, Lieferungen) kann die GPS-Prüfung deaktiviert oder ein größerer Standortradius konfiguriert werden.

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