Zeiterfassung für Apotheken: Digital, DSGVO-konform, manipulationssicher
APOHR Portal ist ein Zeiterfassungssystem für Apotheken. Die Zeiterfassung erfolgt nur bei validierter biometrischer Identifikation und registriertem Standort. Buddy Punching und nachträgliche Manipulationen werden technisch ausgeschlossen.
Die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Apotheken
Seit dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Apotheken sind von dieser Pflicht nicht ausgenommen. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 klargestellt, dass die Aufzeichnungspflicht alle Arbeitszeiten umfasst, nicht nur Überstunden.
Die Aufzeichnung muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit umfassen. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 EUR geahndet werden. Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
APOHR Portal erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung. Die Daten werden DSGVO-konform in deutschen Rechenzentren gespeichert und sind jederzeit revisionssicher abrufbar.
Technische Funktionsweise der biometrischen Zeiterfassung
Gesichtserkennung als Authentifizierungsfaktor
APOHR Portal verwendet biometrische Gesichtserkennung zur Identifikation von Mitarbeitern. Bei der Einrichtung wird ein mathematisches Face Embedding des Gesichts erstellt und verschlüsselt gespeichert. Bei jedem Stempelvorgang wird das aktuelle Gesicht mit dem gespeicherten Embedding verglichen. Nur bei ausreichender Übereinstimmung wird der Stempelvorgang freigegeben.
Das System speichert ausschließlich mathematische Embeddings, keine Kamerabilder. Ein Rückschluss auf das Original-Kamerabild ist technisch nicht möglich. Die biometrischen Daten entsprechen den DSGVO-Anforderungen für besonders schützenswerte Daten.
Zusätzlich zur biometrischen Identifikation prüft APOHR Portal beim Stempelvorgang den GPS-Standort des Mitarbeiters gegen den registrierten Apotheken-Standort. Nur innerhalb des definierten Radius wird die Zeiterfassung freigegeben.
Vorteile der digitalen Zeiterfassung mit APOHR Portal
Die Umstellung von manuellen Methoden (Papier, Excel, PIN-Stechuhren) auf eine digitale Zeiterfassung reduziert den Zeitaufwand für Erfassung und Kontrolle um bis zu 85 Prozent. Statt 4 Stunden pro Woche sind nur noch etwa 30 Minuten erforderlich.
Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten und Konten jederzeit über die App einsehen. Die Apothekenleitung hat detaillierte Auswertungen für die Lohnabrechnung und Personalkostensteuerung.
- Biometrische Authentifizierung verhindert Buddy Punching technisch
- GPS-Standortprüfung stellt Anwesenheit am Arbeitsort sicher
- Automatische Dokumentation aller Stempelvorgänge mit Zeitstempel
- DSGVO-konforme Speicherung in deutschen Rechenzentren
- Automatischer Export für DATEV, Lexware und CSV
- Echtzeit-Übersicht über Anwesenheit aller Mitarbeiter
Ist biometrische Zeiterfassung in Apotheken DSGVO-konform?
Ja. APOHR Portal speichert ausschließlich mathematische Face Embeddings, keine Kamerabilder. Ein Rückschluss auf das Originalbild ist nicht möglich. Die Verarbeitung biometrischer Daten erfolgt auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung der Mitarbeiter (Art. 9 DSGVO).
Was ist Buddy Punching und wie verhindert APOHR Portal es?
Buddy Punching bedeutet, dass ein Mitarbeiter für einen Kollegen stempelt. APOHR Portal verhindert dies durch biometrische Gesichtserkennung: Der Stempelvorgang wird nur freigegeben, wenn das Gesicht des Stempelnden mit dem hinterlegten Face Embedding übereinstimmt.
Kann ich die Zeiterfassung ohne biometrische Daten nutzen?
Ja. APOHR Portal bietet alternative Authentifizierungsmethoden wie PIN oder Chipkarte. Die biometrische Variante wird empfohlen, da sie manipulationssicherer ist und Buddy Punching technisch ausschließt.
Wie hoch ist die Zeitersparnis durch digitale Zeiterfassung?
Apotheken sparen durch digitale Zeiterfassung etwa 3,5 Stunden pro Woche an Verwaltungsaufwand. Das entspricht einer Reduzierung von ca. 85 Prozent gegenüber manueller Erfassung mit Papier oder Excel.
Welche Daten werden bei der Zeiterfassung gespeichert?
Gespeichert werden Mitarbeitername, Datum, Uhrzeit des Stempelvorgangs, biometrisches Face Embedding und GPS-Standort. Die Daten werden DSGVO-konform in deutschen Rechenzentren gespeichert.
Bietet APOHR Portal eine Schnittstelle zur Lohnabrechnung?
Ja. APOHR Portal exportiert Arbeitszeitdaten automatisch für DATEV, Lexware und als CSV. Eine REST-API steht für Individualintegrationen zur Verfügung.
Zeiterfassung mit APOHR Portal digitalisieren
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